Robotic Process Automation (RPA)

Was bedeutet Robotic Process Automation (RPA)?

Ein Software-Roboter, im Alltag meist „Bot“ genannt, ist ein Programm, das Klicks, Tastatureingaben und Kopiervorgänge so ausführt, wie sie ein Mensch am Bildschirm ausführen würde. Er meldet sich in einem Programm an, liest ein Feld aus, wechselt in ein anderes Fenster und trägt den Wert dort ein. Mit Robotern im Sinne von Maschinen hat RPA nichts zu tun – der „Roboter“ existiert nur als Software. Der Ablauf wird einmal aufgezeichnet oder in einem Ablaufeditor beschrieben und dann beliebig oft wiederholt: Schritt für Schritt, ohne Ermüdung und ohne Tippfehler. Manche Bots laufen unbeaufsichtigt nachts auf einem Server, andere starten auf Knopfdruck am Arbeitsplatz und übernehmen einen Teilschritt, während die Mitarbeiterin weiterarbeitet.

Der wichtigste Unterschied zu anderen Automatisierungswegen liegt im Zugang. Eine Programmierschnittstelle (API) verbindet Programme direkt im Hintergrund; RPA nutzt dagegen die Oberfläche, die eigentlich für Menschen gebaut ist. Das macht RPA zum Werkzeug für ältere Branchensoftware, Behördenportale und Lieferantenportale ohne offene Schnittstelle – und zugleich anfällig: Verschiebt ein Update einen Knopf oder ändert sich eine Eingabemaske, findet der Bot den Weg nicht mehr. Wo eine brauchbare API existiert, ist sie fast immer die stabilere Lösung. RPA ist deshalb häufig eine Brücke, um einen Medienbruch zu schließen, bis ein System ersetzt oder sauber angebunden wird.

RPA ist eine Spielart der Prozessautomatisierung, nicht ihr Synonym. Klassisches RPA folgt festen Regeln und versteht nichts: Es kann kein frei formuliertes Anschreiben deuten und keine Rechnung mit unbekanntem Layout lesen. Hier setzt künstliche Intelligenz an. Ein KI-Agent plant Arbeitsschritte selbst und kommt mit unklaren Eingaben zurecht; ein KI-Mitarbeiter übernimmt eine ganze Aufgabe dauerhaft und wird von Menschen geführt. In der Praxis wachsen beide Welten zusammen: KI liest und ordnet ein, RPA trägt das Ergebnis dort ein, wo es keine andere Tür ins System gibt.

Für den Mittelstand lohnt sich RPA vor allem dort, wo viele gleichförmige Vorgänge auf Software treffen, die sich nicht anbinden lässt. Bevor ein Bot gebaut wird, sollte eine Prozessanalyse klären, ob der Ablauf stabil ist, wie oft er vorkommt und ob er nicht besser vereinfacht als automatisiert würde.

Robotic Process Automation (RPA) kurz erklärt: die wichtigsten Punkte

• RPA ahmt Bildschirmarbeit nach: anmelden, klicken, auslesen, kopieren, eintragen – genau so, wie es ein Mensch tun würde.
• Bestehende Programme bleiben unverändert; es muss keine Schnittstelle programmiert werden, der Bot nutzt die vorhandene Oberfläche.
• RPA arbeitet nach festen Regeln und mit strukturierten Daten. Für Freitext, wechselnde Dokumente und Sprache braucht es zusätzlich KI.
• Ein Bot ist anfällig für Änderungen an der Oberfläche und braucht deshalb einen Verantwortlichen, Fehlermeldungen und Tests nach Updates.
• Gibt es eine dokumentierte API, ist sie meist die bessere Wahl; RPA ist die Lösung für Systeme ohne andere Tür.

Robotic Process Automation (RPA) in der Praxis

• Bestellungen aus dem Lieferantenportal: Ein Großhändler stellt Auftragsbestätigungen nur in seinem Portal bereit, ohne Export. Der Bot meldet sich morgens an, liest Liefertermine und Mengen aus und trägt sie in die Warenwirtschaft ein. Abweichungen zur ursprünglichen Bestellung landen als Liste beim Einkauf, statt dass jemand jede Bestätigung einzeln abgleicht.
• Zahlungseingänge abgleichen: Die Kontoumsätze aus dem Online-Banking werden mit den offenen Posten der Buchhaltungssoftware verglichen. Eindeutige Treffer markiert der Bot als bezahlt, unklare Zahlungen – Teilbeträge, fehlende Rechnungsnummer – legt er der Buchhaltung zur Entscheidung vor.
• Neue Mitarbeitende anlegen: Dieselben Personaldaten müssen in Lohnprogramm, Zeiterfassung und Zugangssystem eingetragen werden, drei Masken ohne Verbindung. Der Bot übernimmt die Eingabe aus einem einzigen ausgefüllten Formular; die Personalabteilung prüft und gibt frei.

Woran Sie einen Prozess für RPA erkennen

1. Er wiederholt sich oft – täglich oder wöchentlich und in nennenswerter Menge, nicht nur ein paarmal im Jahr.
2. Er folgt eindeutigen Regeln, die sich vollständig in wenigen Sätzen aufschreiben lassen.
3. Die Daten sind strukturiert: feste Felder, Tabellen, Listen – keine frei formulierten Texte.
4. Mindestens eines der beteiligten Programme hat keine brauchbare Schnittstelle, sodass heute von Hand übertragen wird.
5. Die Oberflächen der beteiligten Programme ändern sich selten, und es ist geklärt, wer Ausnahmen bearbeitet.

Typische Fehler

• Den ungeordneten Ablauf automatisieren: Ein Bot macht einen umständlichen Prozess nur schneller umständlich. Erst vereinfachen, dann automatisieren.
• Die API übersehen: Wer nicht prüft, ob ein Programm eine Schnittstelle hat, baut einen anfälligen Bot, wo eine stabile Verbindung möglich wäre.
• Keinen Verantwortlichen benennen: Nach dem nächsten Software-Update bricht der Bot still ab, und niemand merkt, dass Daten fehlen.
• Persönliche Zugänge verwenden: Arbeitet der Bot mit dem Login eines Mitarbeiters und dessen vollen Rechten, ist nicht nachvollziehbar, wer was getan hat. Ein Bot braucht ein eigenes Konto mit eng gefassten Rechten.

Mein Bezug

Ich setze Automatisierung so ein, wie ich sie auch Kunden empfehle: Schnittstelle zuerst, Bildschirm-Automatisierung nur dort, wo ein System keine andere Tür hat. In meinen Unternehmen pxMEDIA und ONFYR führen Menschen heute rund 50 KI-Mitarbeiter in festen Abläufen – mit klaren Übergaben und einer Freigabe durch den Menschen, bevor etwas nach außen geht. Mit Kunden gehe ich denselben Weg: erst den Ablauf aufnehmen und die Stellen benennen, an denen von Hand übertragen wird, dann prüfen, welche Programme eine brauchbare API haben, und erst danach entscheiden, ob verbunden, mit einem Bot überbrückt oder mit KI ergänzt wird. Gerade ältere Branchensoftware, wie ich sie in Betrieben in Mecklenburg-Vorpommern regelmäßig sehe, ist ein typischer Fall für diese Abwägung.

Als BAFA-akkreditierter Berater trenne ich dabei Beratung und Umsetzung sauber. Die Beratung – Prozessanalyse, Automatisierungskonzept, Roadmap – bezuschusst das BAFA für kleine und mittlere Unternehmen in Mecklenburg-Vorpommern mit 80 Prozent, höchstens 2.800 Euro je Beratung; die Richtlinie ist bis Ende 2028 verlängert, für Anträge ab dem 1. Januar 2027 gelten geänderte Bedingungen, unter anderem die Antragstellung über ELSTER oder BundID. Die Einrichtung des Bots selbst ist darüber nicht förderfähig. Für die Umsetzung kommt in MV die KI-Förderung infrage, wenn KI tatsächlich Teil der Lösung ist: bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben, höchstens 50.000 Euro, für Unternehmen mit bis zu 100 Beschäftigten und mit Antrag vor Projektbeginn.

Verwandte Begriffe

• Prozessautomatisierung
• Programmierschnittstelle (API)
• Medienbruch
• KI-Agent
• KI-Mitarbeiter
• Prozessanalyse

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Häufige Fragen zu Robotic Process Automation (RPA)

Was ist RPA, einfach erklärt?

RPA ist Software, die Bildschirmarbeit so nachmacht, wie ein Mensch sie erledigt: Programme öffnen, Felder auslesen, Werte kopieren und in ein anderes Programm eintragen. Der Ablauf wird einmal festgelegt und danach beliebig oft wiederholt. Ein Roboter aus Metall ist nicht beteiligt; der „Roboter“ ist ein Programm auf einem Rechner oder Server.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und KI?

RPA führt feste Regeln aus, KI deutet Inhalte. Ein RPA-Bot überträgt zuverlässig ein Feld von A nach B, versteht aber kein frei formuliertes Anschreiben und keine Rechnung mit unbekanntem Layout. KI kann solche unstrukturierten Eingaben lesen und einordnen. In der Praxis werden beide oft kombiniert: KI liest und ordnet ein, RPA trägt das Ergebnis in Programme ohne Schnittstelle ein.

Wann ist RPA besser als eine API-Anbindung?

RPA ist dann die bessere Wahl, wenn es keine brauchbare Schnittstelle gibt oder ihre Anbindung unverhältnismäßig aufwendig wäre. Das betrifft häufig ältere Branchensoftware, Behördenportale und Lieferantenportale. Gibt es eine dokumentierte API, ist sie meist stabiler und leichter zu warten, weil Änderungen an der Bedienoberfläche sie nicht stören.

Welche Prozesse eignen sich für RPA?

Für RPA eignen sich Abläufe, die häufig vorkommen, nach eindeutigen Regeln laufen und mit strukturierten Daten arbeiten. Typisch sind die Datenübertragung zwischen Programmen, die Pflege von Stammdaten, der Abgleich von Zahlungen mit offenen Posten oder das Ausfüllen wiederkehrender Formulare. Ungeeignet sind seltene Einzelfälle, Aufgaben mit viel Ermessen und Abläufe, deren Programme sich ständig ändern.

Was passiert, wenn sich die Oberfläche eines Programms ändert?

Dann kann der Bot den Ablauf nicht mehr fehlerfrei ausführen und muss angepasst werden. Ein verschobener Knopf, ein neues Pflichtfeld oder eine geänderte Anmeldung reichen dafür aus. Deshalb braucht jeder Bot einen Verantwortlichen, eine Fehlermeldung bei Abbruch und einen kurzen Test nach jedem Software-Update.