KI-Beauftragter

Was bedeutet KI-Beauftragter?

In vielen Betrieben ist KI längst im Alltag angekommen, bevor jemand dafür zuständig ist. Mitarbeitende formulieren E-Mails mit Chat-Assistenten, das Office-Programm bietet KI-Funktionen an, die Telefonanlage transkribiert Gespräche. Der KI-Beauftragte ist die Antwort auf die naheliegende Frage, die daraus entsteht: Wer behält hier eigentlich den Überblick? Er führt ein Verzeichnis der genutzten Werkzeuge, pflegt die KI-Nutzungsrichtlinie, organisiert Schulungen, nimmt Fragen und Vorfälle entgegen und berichtet der Geschäftsführung. Die Verantwortung für den KI-Einsatz bleibt dabei bei der Geschäftsführung – der Beauftragte sorgt dafür, dass sie diese Verantwortung im Alltag auch wahrnehmen kann.

Eine gesetzliche Pflicht zur Benennung gibt es nicht. Die KI-Verordnung (AI Act) kennt keinen „KI-Beauftragten“ als Pflichtfunktion. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt sie aber mit der KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4, dass Betriebe, die KI-Systeme einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen. Wer betroffen ist, muss diese Pflicht also erfüllen und nachweisen können – und das gelingt erfahrungsgemäß deutlich besser, wenn eine Person dafür zuständig ist, als wenn sich alle ein bisschen kümmern. Für Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen verlangt die Verordnung zusätzlich, die menschliche Aufsicht Personen mit der nötigen Kompetenz zu übertragen; das betrifft im Mittelstand allerdings nur wenige Anwendungen.

Wichtig ist die Abgrenzung zu Nachbarbegriffen. Der Datenschutzbeauftragte nach DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz ist gesetzlich geregelt und in vielen Betrieben Pflicht, in der Regel sobald mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Er kontrolliert und berät – er gestaltet nicht. Der KI-Beauftragte ist dagegen eine freiwillige, gestaltende Rolle: Er bringt KI voran und achtet zugleich auf die Regeln. Beide arbeiten eng zusammen, sollten aber nicht ohne Weiteres in einer Person zusammenfallen. Der KI-Manager beschreibt eine sehr ähnliche Rolle mit stärkerem Fokus auf Auswahl und Steuerung von Anwendungsfällen; „KI-Beauftragter“ betont eher die Zuständigkeit für Regeln, Schulung und Nachweis. Ein externer KI-Berater begleitet auf Zeit, der Beauftragte bleibt dauerhaft im Haus.

Im Mittelstand ist der KI-Beauftragte fast nie eine eigene Stelle. Meist übernimmt eine erfahrene Fachkraft, eine Assistenz der Geschäftsführung oder die IT-Verantwortliche die Aufgabe neben ihrer eigentlichen Arbeit – mit klar vereinbartem Zeitanteil. Entscheidend ist, dass die Rolle schriftlich benannt, im Team bekannt und mit Befugnissen ausgestattet ist. Dieser Eintrag ist eine praktische Einordnung, keine Rechtsberatung.

KI-Beauftragter kurz erklärt: die wichtigsten Punkte

• Er ist die zentrale Ansprechperson für alle Fragen rund um KI im Betrieb – für Mitarbeitende, Geschäftsführung, Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls Betriebsrat.
• Er führt ein Verzeichnis der genutzten KI-Werkzeuge und prüft neue Werkzeuge, bevor sie freigegeben werden.
• Er pflegt die KI-Nutzungsrichtlinie und sorgt dafür, dass sie bekannt ist und regelmäßig angepasst wird.
• Er organisiert Schulungen nach Rollen und dokumentiert sie – der wichtigste Baustein, um die KI-Kompetenzpflicht nachweisbar zu erfüllen.
• Er ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, ersetzt keinen Datenschutzbeauftragten und nimmt der Geschäftsführung die Verantwortung nicht ab.

KI-Beauftragter in der Praxis

• Bauunternehmen mit 40 Beschäftigten: Bauleiter nutzen Chat-Assistenten für Bautagebuch-Texte und Nachtragsschreiben, teils mit privaten Konten. Die kaufmännische Leiterin wird zur KI-Beauftragten benannt, mit vier Stunden pro Woche. Sie erfasst in einem Monat alle genutzten Werkzeuge, stellt auf Unternehmenskonten um, schreibt mit der Geschäftsführung eine dreiseitige Richtlinie und schult jede Baustelle in einer kurzen Einweisung vor Ort.
• Steuerlich sensibler Dienstleister mit Mandantendaten: Der Datenschutzbeauftragte ist extern bestellt. Intern übernimmt ein erfahrener Sachbearbeiter die Rolle des KI-Beauftragten. Bevor ein neues Werkzeug freigegeben wird, legt er es dem Datenschutzbeauftragten zur Prüfung vor – Gestaltung und Kontrolle bleiben getrennt, arbeiten aber über einen festen Ablauf zusammen.
• Handelsbetrieb mit KI-Telefonassistent: Nach Einführung eines Telefonassistenten fragen Kunden, ob sie mit einer Maschine sprechen. Der KI-Beauftragte prüft, ob der Assistent sich klar als KI zu erkennen gibt, legt fest, wann ein Mensch übernimmt, und sammelt Rückmeldungen aus dem Team, um Ansagen und Abläufe nachzuschärfen.

Woran Sie einen guten KI-Beauftragten erkennen

1. Die Rolle ist schriftlich benannt, mit Zeitanteil, Aufgaben und Befugnissen – und jeder im Betrieb weiß, wer es ist.
2. Es gibt ein aktuelles Verzeichnis der genutzten KI-Werkzeuge, nicht nur der offiziell gekauften.
3. Schulungen sind nach Rollen zugeschnitten und mit Datum, Inhalt und Teilnehmenden dokumentiert.
4. Es gibt einen klaren Ablauf für neue Werkzeuge und für Vorfälle, etwa versehentlich eingegebene Kundendaten.
5. Der KI-Beauftragte berichtet regelmäßig an die Geschäftsführung und arbeitet erkennbar mit Datenschutzbeauftragtem und Fachabteilungen zusammen.

Typische Fehler

• Benennung ohne Zeit: Die Rolle wird „nebenbei“ vergeben, ohne Stunden im Kalender – nach drei Monaten kümmert sich niemand mehr.
• Der Technikfreund als Automatik-Lösung: Wer privat gern mit KI experimentiert, ist nicht automatisch der Richtige. Gebraucht wird Verständnis für Abläufe, Daten und Menschen.
• Verbotsbeauftragter statt Ermöglicher: Ein KI-Beauftragter, der vor allem untersagt, treibt die Nutzung in die Schatten-KI und verschenkt den Nutzen.
• Abgeschobene Verantwortung: Die Geschäftsführung delegiert KI vollständig an den Beauftragten und trifft keine Entscheidungen mehr – dabei bleibt sie rechtlich und strategisch in der Pflicht.

Mein Bezug

Ich bin selbst Unternehmer und arbeite in unseren eigenen Firmen mit rund 50 KI-Mitarbeitern, die Aufgaben im Hintergrund vorbereiten – freigegeben wird immer durch einen Menschen. Dafür mussten wir zuerst bei uns selbst klären, wer den Überblick hat, wer neue Werkzeuge freigibt und welche Daten in welches System dürfen. Als zertifizierter KI-Manager und BAFA-akkreditierter Berater begleite ich Betriebe in Rostock, Mecklenburg-Vorpommern und Norddeutschland dabei, die Rolle des KI-Beauftragten sinnvoll aufzusetzen: Aufgaben beschreiben, die passende Person auswählen und schulen, Werkzeug-Verzeichnis und Richtlinie aufbauen, Nachweise ordnen. Was die Rolle im Mittelstand ausmacht, beschreibe ich ausführlich im Beitrag Zertifizierter KI-Manager: Was die Rolle im Mittelstand bedeutet.

Zur Förderung bleibe ich ehrlich: Die Benennung eines KI-Beauftragten ist kein eigenes Förderprogramm. Entsteht die Rolle als Teil einer Beratung, in der Prozesse analysiert, ein KI-Konzept erarbeitet und Regeln für den Betrieb entwickelt werden, kann die Beratung über die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst werden – in den neuen Bundesländern, also auch in Mecklenburg-Vorpommern, mit 80 Prozent, höchstens 2.800 Euro Zuschuss je Beratung. Gefördert wird die Beratung, nicht die Umsetzung, und der Antrag muss vor Beratungsbeginn gestellt werden. Die BAFA hat das Programm bis zum 31. Dezember 2028 verlängert; ab dem 1. Januar 2027 läuft der Antrag nur noch über ELSTER oder BundID. Alle Änderungen stehen in meinem Beitrag BAFA verlängert die Förderung von Unternehmensberatungen.

Verwandte Begriffe

• KI-Manager
• KI-Kompetenzpflicht
• KI-Nutzungsrichtlinie
• KI-Verordnung (AI Act)
• Schatten-KI (Shadow AI)
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• KI-Schulung

Weiterführende Beiträge

• Zertifizierter KI-Manager: Was die Rolle im Mittelstand bedeutet – und warum ich die Ausbildung gemacht habe
• KI-Schulung für Mitarbeiter nach EU AI Act: Was die Pflicht zur KI-Kompetenz verlangt und wie Sie sie pragmatisch erfüllen
• EU AI Act ab 2. August 2026: Was jetzt für Ihr Unternehmen gilt
• ChatGPT und Co. datenschutzkonform nutzen: Was Unternehmen bei KI und DSGVO wirklich beachten müssen
• Angst vor KI am Arbeitsplatz: Wie Sie Mitarbeitende mitnehmen, statt sie zu verlieren

Häufige Fragen zu KI-Beauftragter

Was ist ein KI-Beauftragter?

Ein KI-Beauftragter ist die Person, die im Unternehmen für den geregelten Einsatz künstlicher Intelligenz zuständig ist. Sie hält das Werkzeug-Verzeichnis aktuell, pflegt die KI-Nutzungsrichtlinie, organisiert Schulungen und ist Ansprechpartner bei Fragen und Vorfällen.

Ist ein KI-Beauftragter gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, weder die KI-Verordnung noch ein deutsches Gesetz schreiben die Benennung eines KI-Beauftragten vor. Vorgeschrieben ist seit dem 2. Februar 2025 aber, dass Betriebe nach Artikel 4 der KI-Verordnung für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen – und dafür braucht es in der Praxis jemanden, der sich kümmert.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Beauftragtem und Datenschutzbeauftragtem?

Der Datenschutzbeauftragte ist eine gesetzlich geregelte Kontrollfunktion, der KI-Beauftragte eine freiwillige Gestaltungsrolle. Der Datenschutzbeauftragte überwacht den Umgang mit personenbezogenen Daten und muss in vielen Betrieben benannt werden; der KI-Beauftragte sorgt dafür, dass KI im Alltag sinnvoll, sicher und nachvollziehbar eingesetzt wird.

Kann der Datenschutzbeauftragte auch KI-Beauftragter sein?

Grundsätzlich ja, sinnvoll ist das aber nur eingeschränkt. Der Datenschutzbeauftragte soll den Einsatz von Daten kontrollieren und darf dabei nicht in einen Interessenkonflikt geraten; wer gleichzeitig KI-Werkzeuge auswählt und einführt, kontrolliert sich in Teilen selbst. Häufig ist es besser, beide Rollen zu trennen und eng zusammenarbeiten zu lassen.

Wer sollte im Mittelstand KI-Beauftragter werden?

Am besten eine Person, die die Abläufe des Betriebs kennt, im Team anerkannt ist und Zeit für die Aufgabe bekommt. Technische Tiefe ist weniger wichtig als Verständnis für Prozesse, Daten und Menschen; fehlendes Fachwissen lässt sich durch Schulung und externe Begleitung ergänzen.