KI-Strategie entwickeln: In sechs Schritten zum KI-Fahrplan 2027 für den Mittelstand

Wenn Unternehmer mich fragen, wie sie eine KI-Strategie entwickeln sollen, erwarten viele ein dickes Dokument: Marktanalyse, Technologieübersicht, Reifegradmodell, vierzig Seiten mit Grafiken. Solche Papiere habe ich in Betrieben gesehen. Meistens liegen sie in einer Schublade, und im Alltag hat sich nichts verändert. Was im Mittelstand funktioniert, ist das Gegenteil: eine einzige Seite, auf der steht, was 2027 durch KI anders sein soll, welche zwei, drei Vorhaben dafür zuerst drankommen, wer sie verantwortet, was sie kosten dürfen und bis wann sie stehen.

Der Jahreswechsel ist dafür der beste Moment im ganzen Jahr. Budgets für 2027 werden ohnehin geplant, die Förderfenster sind bekannt, und ein Pilot, der im ersten Quartal startet, liefert bis zur Jahresmitte Zahlen, auf die Sie die nächste Entscheidung stützen können. In diesem Beitrag gehe ich die sechs Schritte durch, mit denen Sie Ihren KI-Fahrplan 2027 aufstellen – so, wie wir es in unseren eigenen Unternehmen pxMEDIA und ONFYR und mit Kunden aus Norddeutschland tun. Am Ende steht eine Vorlage, die Sie direkt übernehmen können.

Was eine KI-Strategie im Mittelstand leisten muss – und was nicht

Eine KI-Strategie beantwortet für ein kleines oder mittleres Unternehmen vier Fragen: Wofür setzen wir KI ein? In welcher Reihenfolge? Wer ist verantwortlich? Und mit welchem Geld, in welchem Zeitraum? Mehr braucht es nicht. Was sie nicht leisten muss: eine vollständige Übersicht aller KI-Werkzeuge, eine Prognose für die nächsten zehn Jahre oder ein Reifegrad-Gutachten. Das veraltet schneller, als es gelesen wird.

Der Unterschied zu einem Konzern ist entscheidend. Dort gibt es Strategieabteilungen, die ein langes Papier pflegen. Im Mittelstand gibt es die Geschäftsführung, einen vollen Kalender und ein Team, das nebenbei Kunden bedient. Ein Fahrplan muss also so knapp sein, dass er bei jeder Monatsbesprechung auf dem Tisch liegen kann. Welche Entscheidungen darin zwingend beim Chef bleiben, habe ich in KI-Transformation ist Chefsache ausführlich beschrieben. Und in welcher Reihenfolge Digitalisierung grundsätzlich trägt – Grundlagen, Prozesse, dann KI –, steht im Beitrag Der KI-Fahrplan: In welcher Reihenfolge Unternehmen digitalisieren sollten. Dieser Beitrag hier ist der praktische Teil dazu: wie Sie daraus Ihren Jahresplan für 2027 machen.

Eine KI-Strategie, die nicht auf eine Seite passt, wird im Mittelstand nicht umgesetzt. Eine, die auf eine Seite passt, wird jeden Monat angeschaut.

Die sechs Schritte zum KI-Fahrplan 2027

Die Schritte bauen aufeinander auf. Sie können sie an zwei, drei Nachmittagen zwischen den Jahren und im Januar abarbeiten – allein, mit Ihrer Führungsrunde oder mit Begleitung. Wichtig ist, dass am Ende jedes Schritts eine Zeile auf Ihrer Fahrplan-Seite steht.

Schritt 1: Ausgangslage und Prozesse erfassen

Bevor Sie über KI reden, schauen Sie auf Ihren Betrieb. Wo geht heute Zeit verloren? Welche Abläufe wiederholen sich jeden Tag, jede Woche? Wo warten Kunden, wo warten Mitarbeiter, wo warten Sie selbst? Nehmen Sie sich die fünf bis acht Kernabläufe vor, die Ihr Geschäft tragen – typischerweise Anfrage und Angebot, Auftragsabwicklung, Terminplanung, Dokumentation, Rechnung und Mahnung, Kundenservice, Personalgewinnung.

Notieren Sie zu jedem Ablauf drei Dinge: wie oft er vorkommt, wie lange er dauert und wer daran beteiligt ist. Das muss nicht auf die Minute stimmen. Eine ehrliche Schätzung („Angebote: rund 30 im Monat, je etwa zwei Stunden, meistens Chef und Büro“) reicht völlig. Diese Zahlen sind später die Grundlage dafür, ob sich eine KI-Lösung überhaupt rechnet. Welche Kennzahlen Sie dafür wirklich brauchen – Kosten je Vorgang, Durchlaufzeit, Fehlerquote, Chefstunden –, zeige ich in Erst rechnen, dann automatisieren: Welche Kennzahlen Sie vor jeder KI-Investition kennen sollten.

Ergebnis für den Fahrplan: eine kurze Liste Ihrer Kernabläufe mit Häufigkeit, Zeitaufwand und Beteiligten – und ein Satz, was 2027 durch KI anders sein soll.

Schritt 2: Anwendungsfälle nach Aufwand und Nutzen priorisieren

Aus der Prozessliste ergeben sich fast immer mehr Ideen, als ein Betrieb in einem Jahr umsetzen kann. Genau hier scheitern viele KI-Vorhaben: Es wird alles gleichzeitig angefangen und nichts fertig. Deshalb kommt jetzt die wichtigste Disziplin der ganzen Strategie – das Weglassen.

Bewerten Sie jeden möglichen Anwendungsfall nach zwei Fragen, jeweils mit „hoch“ oder „niedrig“:

• Nutzen: Wie viel Zeit, Geld oder Qualität bringt er – gemessen an den Zahlen aus Schritt 1? Spüren Kunden oder Mitarbeiter den Unterschied?
• Aufwand: Wie viel Vorarbeit braucht er – Daten, Schnittstellen, Schulung, Abstimmung? Wie hoch ist das Risiko, wenn etwas schiefgeht?

Daraus entstehen vier Felder. Hoher Nutzen, niedriger Aufwand sind Ihre Startkandidaten für das erste Quartal. Hoher Nutzen, hoher Aufwand sind die großen Vorhaben für das zweite Halbjahr – oft genau die, für die sich eine Förderung lohnt. Niedriger Nutzen, niedriger Aufwand darf nebenbei passieren. Niedriger Nutzen, hoher Aufwand streichen Sie. Wählen Sie für 2027 höchstens drei Vorhaben aus. Wer mehr auf die Liste setzt, hat keine Priorität, sondern einen Wunschzettel.

Am besten gelingt diese Bewertung nicht allein am Schreibtisch, sondern mit den Menschen, die die Abläufe täglich erleben. Ein halber Tag mit vier bis sechs Leuten aus Büro, Vertrieb und Fachbereich bringt mehr als jede Analyse von außen. Wie so ein Format aufgebaut ist und welche Ergebnisse am Ende stehen, beschreibe ich in KI-Workshop für Unternehmen: Wie ein halber Tag Ihr Team wirklich weiterbringt.

Ergebnis für den Fahrplan: zwei bis drei priorisierte Anwendungsfälle, davon einer als Startkandidat für das erste Quartal.

Schritt 3: Datenbasis und Papierwissen prüfen

Jede KI ist nur so gut wie die Informationen, mit denen sie arbeitet. Für jeden der ausgewählten Anwendungsfälle stellen Sie deshalb eine nüchterne Frage: Liegen die nötigen Informationen digital, vollständig und auffindbar vor? Oder stecken sie in Aktenordnern, auf Zetteln am Monitor, in einzelnen Postfächern oder im Kopf einer erfahrenen Mitarbeiterin?

In den meisten Betrieben, die ich mir anschaue, ist die Antwort gemischt. Die Kundendaten liegen im System, aber die Kalkulationsregeln kennt nur der Chef. Die Angebote sind als PDF gespeichert, aber verstreut über drei Laufwerke. Die Antworten auf typische Kundenfragen gibt es – nur nirgends aufgeschrieben. Das ist kein Grund, die KI-Pläne zu verschieben. Es ist der Hinweis, wo die erste Arbeit liegt. Warum dieser Schritt so oft unterschätzt wird, habe ich in Was heute nur auf Papier steht, kann morgen keine KI nutzen beschrieben.

Prüfen Sie für jeden Anwendungsfall kurz: Welche Daten braucht er? Wo liegen sie heute? Wer pflegt sie? Was müsste aufgeschrieben, eingescannt oder zusammengeführt werden? Manchmal zeigt sich dabei, dass ein Anwendungsfall vorerst zurückgestellt werden sollte – und ein anderer nach vorne rückt, weil seine Daten schon sauber vorliegen.

Ergebnis für den Fahrplan: je Anwendungsfall eine Zeile zur Datenlage und, falls nötig, eine konkrete Vorarbeit mit Verantwortlichem.

Schritt 4: Rahmen für Kompetenz und Recht festlegen (EU AI Act, DSGVO)

Der rechtliche Rahmen ist kein Grund, mit KI zu warten – aber ein Grund, ihn einmal sauber festzulegen, statt jede Frage einzeln zu diskutieren. Für den Fahrplan genügen drei Bausteine.

Erstens die KI-Kompetenz. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 des EU AI Act, dass Betriebe, die KI-Systeme einsetzen, nach besten Kräften für ausreichende KI-Kompetenz der Mitarbeitenden sorgen, die damit arbeiten. Eine Ausnahme für kleine Unternehmen gibt es nicht, ein bestimmtes Zertifikat ist aber auch nicht vorgeschrieben. In der Praxis heißt das: eine kurze, auf Ihren Betrieb zugeschnittene Schulung, die dokumentiert und regelmäßig aufgefrischt wird. Wie das mit vertretbarem Aufwand gelingt, steht in KI-Schulung für Mitarbeiter nach EU AI Act. Weitere Pflichten der KI-Verordnung, etwa die Kennzeichnung, wenn Kunden mit einem KI-System sprechen, fasse ich in EU AI Act 2026 zusammen; prüfen Sie vor dem Start, welche Fristen für Ihren Anwendungsfall gerade gelten.

Zweitens der Datenschutz. Für jedes Werkzeug auf Ihrem Fahrplan klären Sie: Gibt es eine Business-Lizenz statt eines Gratis-Kontos, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, einen nachvollziehbaren Serverstandort? Welche Daten dürfen hinein, welche nie? Die Details habe ich in ChatGPT und Co. datenschutzkonform nutzen aufgeschrieben.

Drittens eine KI-Richtlinie auf einer Seite. Welche Werkzeuge sind freigegeben? Was darf ohne menschliche Prüfung nach außen gehen – und was nie? Wer ist Ansprechpartner für Fragen? Bei uns gilt eine einfache Regel: Was das Haus verlässt, sieht vorher ein Mensch. Diese eine Linie beantwortet im Alltag Dutzende Einzelfragen.

Ergebnis für den Fahrplan: ein Schulungstermin im ersten Quartal, eine verantwortliche Person für KI im Betrieb und ein Termin, bis zu dem die KI-Richtlinie steht. Dieser Beitrag ist eine praktische Einordnung, keine Rechtsberatung.

Schritt 5: Budget und Förderfenster einplanen

Eine Strategie ohne Budget ist eine Absichtserklärung. Legen Sie für jedes Vorhaben einen Rahmen fest: Was darf die Einführung kosten, was kosten Lizenzen und Betrieb im laufenden Jahr, wie viele interne Stunden planen Sie ein? Die Zahlen aus Schritt 1 helfen bei der Gegenrechnung: Spart ein Anwendungsfall pro Monat zwanzig Stunden, wissen Sie ziemlich genau, was er kosten darf.

Dann legen Sie die Förderfenster daneben. Für 2027 sind zwei besonders relevant:

• BAFA-Beratungsförderung bis 2028: Die Förderung von Unternehmensberatungen für KMU deckt Beratung, Konzeption und Strategie ab – also genau die Arbeit an einem KI-Fahrplan. Laut BAFA wurde die Richtlinie bis zum 31. Dezember 2028 verlängert; maßgeblich ist, dass der Verwendungsnachweis bis dahin vorliegt. Ab dem 1. Januar 2027 läuft die Antragstellung über ELSTER oder BundID, das Gespräch beim Regionalpartner entfällt. Klären Sie Ihren Zugang deshalb früh. Alle Änderungen stehen in Offiziell: BAFA-Förderung bis 2028 verlängert.
• KI-Förderung MV bis 31.12.2027: Unternehmen mit bis zu 100 Beschäftigten und Betriebsstätte in Mecklenburg-Vorpommern erhalten für die Umsetzung von KI-Vorhaben bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben, höchstens 50.000 Euro. Die Mindestinvestition liegt bei 15.000 Euro (bis 50 Beschäftigte) bzw. 20.000 Euro (mehr als 50 Beschäftigte). Als Förderende wird nach bisherigem Stand der 31. Dezember 2027 genannt – eine Angabe der regionalen Wirtschaftsförderung, die Sie vor der Planung beim TBI bestätigen lassen sollten. Weil das Vorhaben grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten umgesetzt werden soll und der Antrag vor Projektbeginn gestellt werden muss, ist 2027 das Jahr, in dem Sie dieses Fenster nutzen. Hintergründe in KI-Förderung MV: Förderende 31.12.2027.

Die sinnvolle Reihenfolge ist fast immer dieselbe: erst geförderte Beratung und Konzeption, dann die geförderte Umsetzung des Vorhabens mit dem größten Hebel. Zwei Stolpersteine gehören in jede Planung: Kein Auftrag vor dem Förderantrag, und die De-minimis-Grenze für Beihilfen im Blick behalten – mehr dazu in De-minimis-Beihilfe: Was die Förderobergrenze bedeutet. Welcher Zuschuss in Ihrem Fall passt und wie der Weg zum Antrag aussieht, beschreibe ich in Fördermittelberatung in MV: So finden Sie den passenden Zuschuss. Förderbedingungen ändern sich und müssen vor jeder Antragstellung geprüft werden.

Ergebnis für den Fahrplan: je Vorhaben ein Budgetrahmen, die passende Förderung und der späteste Termin für den Antrag.

Schritt 6: Pilot mit Messgrößen für das erste Quartal festlegen

Der letzte Schritt macht aus der Strategie Arbeit. Wählen Sie den Startkandidaten aus Schritt 2 und legen Sie für ihn einen Pilot fest, der im ersten Quartal 2027 beginnt und nach acht bis zwölf Wochen ausgewertet wird. Ein guter Pilot ist eng umrissen: ein Ablauf, ein kleines Team, ein klares Vorher-Nachher.

Entscheidend sind die Messgrößen – und zwar vor dem Start festgelegt, nicht hinterher gesucht. Bewährt haben sich drei bis vier Kennzahlen, zum Beispiel:

• Zeit je Vorgang: Wie lange dauert ein Angebot, eine Dokumentation, eine Antwort vorher und nachher?
• Durchlaufzeit: Wie viele Tage vergehen von der Anfrage bis zum Angebot beim Kunden?
• Qualität: Wie oft muss nachgebessert werden, wie viele Rückfragen kommen?
• Nutzung: Arbeitet das Team nach vier Wochen noch mit der Lösung – oder hat es sich den alten Weg zurückgeholt?

Legen Sie außerdem einen festen Auswertungstermin fest, an dem entschieden wird: ausrollen, nachbessern oder beenden. Ein beendeter Pilot ist kein Misserfolg, sondern eine günstige Erkenntnis. Teuer wird es nur, wenn ein Pilot ohne Entscheidung weiterläuft. Warum so viele KI-Projekte genau an dieser Stelle steckenbleiben und wie der Übergang in den Alltag gelingt, steht in KI-Implementierung: Vom Pilot in den Alltag. Wie schnell ein erster Anwendungsfall produktiv sein kann, zeigt In 30 Tagen zum ersten produktiven KI-Anwendungsfall.

Ergebnis für den Fahrplan: ein Pilot mit Startdatum, verantwortlicher Person, drei bis vier Messgrößen mit Ausgangswert und einem Auswertungstermin.

Eine Strategie wird nicht durch das Papier wirksam, sondern durch den ersten Termin im Kalender.

Vorlage: Ihr KI-Fahrplan 2027 auf einer Seite

Aus den sechs Schritten ergibt sich eine Seite mit neun Zeilen. Übernehmen Sie die Tabelle in ein Dokument, drucken Sie sie aus oder hängen Sie sie an die Wand im Besprechungsraum. Die Spalte „Beispiel“ zeigt, wie ein ausgefüllter Fahrplan in einem Dienstleistungsbetrieb mit rund 25 Mitarbeitenden aussehen könnte – ersetzen Sie die Angaben durch Ihre eigenen.

Die Beispielwerte sind eine Veranschaulichung, keine Zusage für Ihr Unternehmen. Förderbedingungen ändern sich und müssen vor jeder Antragstellung geprüft werden.

Der Jahresrhythmus dazu

1. Januar: Fahrplan fertigstellen, Förderzugang (ELSTER oder BundID) klären, Beratung beantragen, Pilot vorbereiten.
2. Februar bis April: Pilot im ersten Quartal durchführen, Richtlinie verabschieden, Team schulen, Ende April auswerten und entscheiden.
3. Mai bis Juli: erfolgreichen Pilot in den Alltag bringen, Förderantrag für das größere Vorhaben stellen – rechtzeitig, damit die Umsetzung vor Ende 2027 abgeschlossen ist.
4. August bis November: Umsetzung des zweiten und dritten Vorhabens, monatlicher Blick auf die Messgrößen.
5. Dezember: Bilanz ziehen und den Fahrplan 2028 auf derselben Seite fortschreiben.

Drei Fehler, die ich bei KI-Strategien immer wieder sehe

• Mit dem Werkzeug beginnen statt mit dem Ablauf. „Wir haben jetzt Lizenzen, was machen wir damit?“ ist die teuerste Reihenfolge. Erst der Prozess, dann das Werkzeug.
• Zu viele Vorhaben gleichzeitig. Sieben angefangene Ideen bringen weniger als ein abgeschlossener Pilot, der im Alltag funktioniert.
• Keine Messgrößen, kein Termin. Ohne Ausgangswert lässt sich nicht sagen, ob KI etwas gebracht hat – und ohne Auswertungstermin wird nie entschieden.

Der nächste Schritt

Sie können den Fahrplan allein aufstellen; die sechs Schritte und die Vorlage oben reichen dafür. Erfahrungsgemäß geht es schneller und wird ehrlicher, wenn jemand von außen die richtigen Fragen stellt und die Förderseite gleich mitdenkt. Genau das machen wir in einem ersten Gespräch: Ausgangslage anschauen, Anwendungsfälle sortieren, Förderweg klären. Und weil ich die Systeme, über die ich schreibe, in unseren eigenen Unternehmen selbst nutze, reden wir dabei über Praxis, nicht über Folien. Lassen Sie uns Ihren Fahrplan gemeinsam aufstellen.

Häufige Fragen zur KI-Strategie

Wie entwickle ich eine KI-Strategie für mein Unternehmen?

In sechs Schritten: Ausgangslage und Prozesse erfassen, Anwendungsfälle nach Aufwand und Nutzen priorisieren, Datenbasis und Papierwissen prüfen, einen Rahmen für Kompetenz und Recht festlegen, Budget und Förderfenster einplanen und einen Pilot mit Messgrößen für das erste Quartal bestimmen. Das Ergebnis ist ein einseitiger KI-Fahrplan mit Prioritäten, Verantwortlichen, Budget und Terminen.

Wie umfangreich muss eine KI-Strategie im Mittelstand sein?

Für ein kleines oder mittleres Unternehmen reicht in aller Regel eine Seite. Entscheidend ist nicht der Umfang, sondern dass Ziel, die zwei bis drei wichtigsten Anwendungsfälle, Verantwortliche, Budget, Förderung und Termine verbindlich feststehen. Ein langes Strategiepapier wird selten umgesetzt; ein einseitiger Fahrplan wird regelmäßig angesehen und angepasst.

Was kostet es, eine KI-Strategie zu entwickeln?

Das hängt vom Weg ab. Mit eigener Vorbereitung und einem halbtägigen Workshop lässt sich ein erster Fahrplan mit überschaubarem Aufwand aufstellen. Eine begleitende Strategieberatung kann über die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst werden, die laut BAFA bis Ende 2028 verlängert wurde. Für die Umsetzung kommen Länderprogramme wie die KI-Förderung in Mecklenburg-Vorpommern in Frage. Förderbedingungen müssen vor jeder Antragstellung geprüft werden.

Welche Förderung passt zur KI-Strategie 2027?

Für Beratung, Konzeption und Strategie kommt die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen für KMU in Betracht; sie gilt laut BAFA für Verwendungsnachweise bis zum 31. Dezember 2028, ab 2027 läuft die Antragstellung über ELSTER oder BundID. Für die Umsetzung in Mecklenburg-Vorpommern gibt es die KI-Förderung für Unternehmen bis 100 Beschäftigte mit bis zu 50 Prozent Zuschuss, höchstens 50.000 Euro; als Förderende wird nach bisherigem Stand der 31. Dezember 2027 genannt. Anträge müssen vor Beginn des Vorhabens gestellt werden.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine KI-Strategie?

Der Jahreswechsel ist besonders geeignet: Budgets werden ohnehin geplant, Förderfenster für 2027 sind bekannt, und ein Pilot im ersten Quartal liefert bis zur Jahresmitte belastbare Zahlen für die nächste Entscheidung. Wer erst im Herbst startet, verliert ein halbes Jahr Erfahrung und gerät bei befristeten Förderprogrammen unter Zeitdruck.