Digitalisierung

Was bedeutet Digitalisierung?

Im Deutschen deckt das Wort Digitalisierung zwei Dinge ab, die im Englischen getrennt benannt werden. Digitization meint die technische Umwandlung: Aus dem Papierformular wird eine Datei, aus dem handschriftlichen Stundenzettel ein Datensatz, aus dem Aktenordner ein durchsuchbares Archiv. Digitalization meint den zweiten, wichtigeren Schritt: Abläufe werden so umgebaut, dass diese Daten ohne Abtippen weiterfließen – vom Auftrag über die Baustelle bis zur Rechnung. Wer im Betrieb über Digitalisierung spricht, sollte deshalb klären, welche Ebene gemeint ist. Ein eingescanntes Dokument ist digital, genutzt wird es dadurch noch nicht anders.

Für kleine und mittlere Unternehmen heißt Digitalisierung praktisch: Informationen werden dort digital und strukturiert erfasst, wo sie entstehen, und sind danach für alle auffindbar, die sie brauchen. Jede Stelle, an der jemand Daten von einem Medium ins andere überträgt, ist ein Medienbruch – und damit ein Hinweis, wo Digitalisierung noch fehlt. Wie weit ein Betrieb insgesamt ist, lässt sich über den digitalen Reifegrad einordnen; welche Schritte in welcher Reihenfolge folgen, hält ein Digitalisierungskonzept fest.

Von Digitalisierung abzugrenzen sind drei Nachbarbegriffe. Die digitale Transformation geht weiter: Sie verändert Geschäftsmodell, Angebot und Unternehmenskultur und ist eher die Folge vieler Digitalisierungsschritte; eine besondere Form beschreibt der Eintrag KI-Transformation. Prozessautomatisierung baut auf Digitalisierung auf: Erst wenn ein Ablauf digital vorliegt, kann eine Software ihn ohne menschliches Zutun ausführen. Künstliche Intelligenz wiederum ersetzt Digitalisierung nicht, sondern profitiert von ihr – sie kann nur mit Informationen arbeiten, die digital, auffindbar und halbwegs geordnet vorliegen.

Dass das Thema für den Mittelstand dringlicher wird, hat handfeste Gründe. Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Ausstellen folgt ab 2027 stufenweise. Fachkräfte fehlen, und Wissen, das nur in Köpfen oder Ordnern steckt, geht mit jedem Renteneintritt verloren. Und wer KI nutzen will, stellt schnell fest: Der Engpass ist selten das Werkzeug, sondern fast immer die Datengrundlage.

Digitalisierung kurz erklärt: die wichtigsten Punkte

• Digitalisierung hat zwei Ebenen: Informationen digital erfassen und Abläufe so umbauen, dass diese Informationen ohne Abtippen weiterfließen.
• Sie beginnt beim Ablauf, nicht bei der Software – erst wird geklärt, was ein Prozess leisten soll, dann wird das Werkzeug gewählt.
• Ihr Maßstab sind Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Bürostunden pro Woche oder Tage bis zur Rechnung, nicht die Zahl der Programme.
• Sie ist die Voraussetzung für Automatisierung und KI: Ohne digitale, auffindbare Daten bleiben beide Stückwerk.
• Sie gelingt in Schritten: einen Ablauf umstellen, das Ergebnis messen, dann den nächsten angehen – nicht alles gleichzeitig.

Digitalisierung in der Praxis

• Bauunternehmen in Mecklenburg-Vorpommern: Stundenzettel, Bautagebuch und Mängelfotos laufen über Papier und private Handys, das Büro tippt abends nach. Digitalisiert wird zuerst die Erfassung auf der Baustelle über ein mobiles Formular mit Foto, danach die Übergabe an Lohnabrechnung und Nachkalkulation. Erst dann lohnt sich eine KI, die Bautagebuch-Einträge zusammenfasst und Nachträge vorbereitet.
• Handwerksbetrieb mit Rechnungsflut: Eingangsrechnungen kommen als PDF, auf Papier und per Fax, werden ausgedruckt, abgezeichnet und abgetippt. Ein gemeinsames Rechnungspostfach, ein Dokumentenmanagementsystem und eine digitale Freigabe ersetzen den Papierumlauf; die Buchhaltung erhält die Daten strukturiert. Nebenbei ist der Betrieb für die E-Rechnung vorbereitet.
• Ingenieurbüro mit Wissen in Ordnern: Die Erfahrung aus zwei Jahrzehnten Projektarbeit steckt in Ablagen und in den Köpfen zweier langjähriger Mitarbeiter. Zuerst werden Projektunterlagen einheitlich benannt und digital abgelegt, dann Standardfragen und Lösungen dokumentiert. Auf dieser Grundlage kann ein internes KI-System später Fragen aus dem eigenen Wissen beantworten.

Woran Sie gelungene Digitalisierung erkennen

1. Informationen werden einmal erfasst – dort, wo sie entstehen – und danach nicht mehr abgetippt.
2. Jeder im Team findet die aktuelle Fassung eines Dokuments oder Vorgangs, ohne nachfragen zu müssen.
3. Abläufe funktionieren auch dann, wenn ein Schlüsselmitarbeiter krank oder im Urlaub ist.
4. Kennzahlen wie Durchlaufzeit, offene Angebote oder Tage bis zur Rechnung lassen sich ohne Handarbeit abrufen.
5. Neue Werkzeuge, etwa KI, lassen sich an vorhandene Daten anschließen, statt eine weitere Insellösung zu bilden.

Typische Fehler

• Scannen mit Digitalisieren verwechseln: Ein PDF im Ordner „Scans“ ist nur ein Bild von Papier – solange niemand die Daten weiterverarbeitet, ändert sich am Ablauf nichts.
• Mit der Software anfangen: Wer zuerst ein Programm kauft und den Ablauf danach daran anpasst, digitalisiert oft den alten Umweg gleich mit.
• Insellösungen sammeln: Jedes neue Werkzeug ohne Schnittstelle schafft einen neuen Medienbruch, statt einen alten zu schließen.
• Das Team übergehen: Die Menschen, die einen Ablauf täglich ausführen, kennen die Sonderfälle. Ohne sie scheitert die neue Lösung an den Ausnahmen – und an der Akzeptanz.

Mein Bezug

Ich bin seit 17 Jahren Unternehmer und begleite von Rostock aus Betriebe in Mecklenburg-Vorpommern und Norddeutschland bei Digitalisierung und KI, vom Bauunternehmen bis zum Dienstleister. Dabei spreche ich aus dem eigenen Betrieb: In meinen Unternehmen pxMEDIA und ONFYR arbeiten heute rund 50 KI-Mitarbeiter in festen Abläufen – geführt von Menschen, und nichts geht ohne menschliche Freigabe nach draußen. Das trägt nur, weil wir vorher digitalisiert haben: Informationen liegen an einer Stelle, Übergaben sind beschrieben, das Wissen steckt in einem gemeinsamen Firmengehirn. Bei meinen Praxisabenden im Chalet O in Rostock höre ich oft, man habe nicht gewusst, dass hier in der Region schon jemand so weit ist. Genau diese Erfahrung gebe ich weiter – mit dem Blick des Unternehmers, nicht des Softwareverkäufers.

Über ONFYR bin ich als BAFA-akkreditierter Berater registriert (Berater-ID 228667). Die Beratung zur Digitalisierung – Bestandsaufnahme, Konzept, Fahrplan – bezuschusst das BAFA für kleine und mittlere Unternehmen in Mecklenburg-Vorpommern mit 80 Prozent, höchstens 2.800 Euro je Beratung; die Richtlinie ist bis Ende 2028 verlängert, für Anträge ab dem 1. Januar 2027 gelten geänderte Bedingungen, unter anderem die Antragstellung über ELSTER oder BundID. Für die Umsetzung kommt in MV die KI-Förderung infrage: bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben, höchstens 50.000 Euro, für Unternehmen mit bis zu 100 Beschäftigten und mit Antrag vor Projektbeginn. Die Beratung läuft über ONFYR, die Umsetzung kann über pxMEDIA folgen, mit sauber getrennten Kosten. Verbindlich sind immer Richtlinie und Bescheid.

Verwandte Begriffe

• Medienbruch
• Digitaler Reifegrad
• Digitalisierungskonzept
• Digitalisierungsberater
• Prozessautomatisierung
• KI-Transformation
• Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Wissensmanagement

Weiterführende Beiträge

• Der KI-Fahrplan: In welcher Reihenfolge Unternehmen digitalisieren sollten
• Was heute nur auf Papier steht, kann morgen keine KI nutzen
• Vom Zettel zur Struktur: Wie aus Chaos ein System wird
• Papier raus: Wie Sie Belege und Dokumente endlich digital in den Griff bekommen
• Digitalisierungsberatung: Was sie leistet, was sie kostet und wann sie sich lohnt

Häufige Fragen zu Digitalisierung

Was versteht man unter Digitalisierung im Unternehmen?

Unter Digitalisierung im Unternehmen versteht man, Informationen und Abläufe von Papier und Handarbeit in digitale, miteinander verbundene Systeme zu überführen. Dazu gehört nicht nur das Erfassen von Daten, sondern der Umbau der Prozesse, damit diese Daten ohne Abtippen weiterfließen. Ziel sind schnellere Abläufe, weniger Fehler und eine Datengrundlage für Automatisierung und KI.

Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation?

Digitalisierung macht bestehende Informationen und Abläufe digital, die digitale Transformation verändert darüber hinaus Geschäftsmodell, Angebot und Unternehmenskultur. Digitalisierung ist damit die Voraussetzung, Transformation die mögliche Folge. Ein Betrieb kann seine Rechnungsstellung digitalisieren, ohne sein Geschäftsmodell zu verändern – umgekehrt geht es nicht.

Womit sollte ein kleines Unternehmen bei der Digitalisierung anfangen?

Ein kleines Unternehmen sollte mit dem Ablauf anfangen, der am häufigsten vorkommt und am meisten Zeit kostet, nicht mit der Software. Bewährt hat sich, einen Prozess vom Anfang bis zum Ende aufzuzeichnen, die Stellen mit Abtippen und Suchen zu markieren und genau eine davon zu digitalisieren. Danach wird gemessen und der nächste Schritt geplant.

Wird Digitalisierung im Mittelstand gefördert?

Ja, sowohl die Beratung als auch die Umsetzung können gefördert werden. Die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst Beratungen für kleine und mittlere Unternehmen, in Mecklenburg-Vorpommern mit 80 Prozent, höchstens 2.800 Euro je Beratung. Für die Umsetzung gibt es Landesprogramme, in MV etwa die KI-Förderung mit bis zu 50 Prozent Zuschuss und höchstens 50.000 Euro; der Antrag muss jeweils vor Beginn gestellt werden.

Warum ist Digitalisierung die Voraussetzung für KI?

Digitalisierung ist die Voraussetzung für KI, weil KI nur mit Informationen arbeiten kann, die digital, auffindbar und strukturiert vorliegen. Was auf Papier, in Köpfen oder in verstreuten Postfächern steckt, kann keine KI finden oder auswerten. Wer zuerst digitalisiert, gibt der KI eine verlässliche Datengrundlage – wer diesen Schritt überspringt, bekommt unzuverlässige Ergebnisse.