Digitalisierungskonzept

Was bedeutet Digitalisierungskonzept?

Viele Betriebe digitalisieren seit Jahren – aber stückweise: hier ein neues Warenwirtschaftsprogramm, dort ein Online-Terminkalender, dazwischen Excel-Listen, die niemand ablösen will. Ein Digitalisierungskonzept setzt diese Einzelteile in einen Zusammenhang. Es hält schriftlich fest, wie Abläufe, Daten und Systeme heute zusammenspielen, wo Zeit und Wissen verloren gehen und welche Schritte in welcher Reihenfolge folgen. Das Ergebnis ist kein Ideenpapier, sondern ein Arbeitsplan, nach dem Geschäftsführung, Mitarbeitende und Dienstleister handeln können.

Ein brauchbares Konzept folgt fast immer derselben Logik: Ist-Aufnahme, Ziele, Maßnahmen, Umsetzungsplan. Zur Ist-Aufnahme gehören die wichtigsten Abläufe vom Angebot bis zur Rechnung, die eingesetzten Programme und die Frage, wo Informationen doppelt erfasst werden oder nur auf Papier und in Köpfen existieren. Die Ziele sind messbar formuliert – etwa Durchlaufzeit eines Auftrags, Bürostunden pro Woche oder Tage bis zur Rechnung. Die Maßnahmen werden nach Nutzen und Aufwand bewertet und mit Verantwortlichen, Kosten und Terminen versehen.

Wichtig ist die Abgrenzung zu den Nachbarbegriffen. Eine Digitalisierungsstrategie beantwortet das Warum und Wohin: welche Rolle Digitalisierung für das Geschäftsmodell spielen soll. Das Konzept beantwortet das Wie und Wann. Eine KI-Potenzialanalyse untersucht gezielt, wo künstliche Intelligenz hilft; ihre Ergebnisse fließen häufig als eigenes Kapitel in das Digitalisierungskonzept ein. Ein Lasten- oder Pflichtenheft beschreibt die Anforderungen an ein einzelnes System und entsteht erst, wenn das Konzept eine Maßnahme festgelegt hat. Ein IT-Konzept betrifft die Infrastruktur – Server, Netzwerk, Sicherheit – und ist eher ein Baustein darunter.

Erstellt wird ein Digitalisierungskonzept vom Unternehmen selbst oder gemeinsam mit einem Digitalisierungsberater. Der Vorteil externer Begleitung liegt weniger im Schreiben als im Blick von außen und in der Unabhängigkeit von Softwareanbietern. Für kleine und mittlere Unternehmen kann die Erarbeitung über die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst werden. Zugleich ist ein sauberes Konzept die beste Vorlage für spätere Förderanträge zur Umsetzung, weil Ausgangslage, Ziel, Arbeitspakete und Kosten darin bereits beschrieben sind.

Digitalisierungskonzept kurz erklärt: die wichtigsten Punkte

• Es beginnt beim Ablauf, nicht bei der Software – Werkzeuge werden erst gewählt, wenn klar ist, was sie leisten sollen.
• Es enthält fünf Pflichtteile: Ist-Stand, messbare Ziele, priorisierte Maßnahmen, Zuständigkeiten, Zeit- und Kostenplan.
• Es legt eine Reihenfolge fest: erst digitale Daten und klare Prozesse, dann Automatisierung, dann KI.
• Es ist ein lebendes Dokument, das nach jedem umgesetzten Schritt anhand der Kennzahlen überprüft wird.
• Es trägt Förderanträge: Projektbeschreibung, Arbeitspakete und Kostenplan lassen sich direkt daraus ableiten.

Digitalisierungskonzept in der Praxis

• Elektrobetrieb mit 25 Mitarbeitenden: Aufträge laufen über Zettel, Baustellenfotos liegen auf privaten Handys, Stundenzettel werden abends abgetippt. Das Konzept legt fest: zuerst eine mobile Auftragsmappe mit Fotodokumentation und Zeiterfassung, danach die Anbindung an die Rechnungsstellung, erst im dritten Schritt eine KI-gestützte Angebotsvorbereitung. Die Reihenfolge verhindert, dass die KI auf Datenlücken trifft.
• Großhändler mit Anfrageflut: Kundenanfragen kommen per E-Mail, Telefon und Fax in persönliche Postfächer. Das Konzept sieht ein gemeinsames Postfach mit festen Kategorien vor, dann die Bereinigung der Produktdaten und anschließend KI-Antwortentwürfe für Standardanfragen – jeweils mit einer verantwortlichen Person und einer Messgröße wie der Antwortzeit.
• Ingenieurbüro vor dem Förderantrag: Das Büro will Projektunterlagen per KI durchsuchbar machen. Das Konzept beschreibt Ausgangslage, Ziel, Arbeitspakete und Kosten auf Basis von Angeboten so genau, dass die Projektbeschreibung für den Antrag auf Umsetzungsförderung fast vollständig daraus übernommen werden kann.

Woran Sie ein gutes Digitalisierungskonzept erkennen

1. Es beschreibt Ihre tatsächlichen Abläufe mit Zahlen – Vorgänge pro Woche, Zeit je Vorgang –, nicht allgemeine Digitalisierungstrends.
2. Jede Maßnahme hat einen Namen dahinter: Wer verantwortet sie, wer setzt sie um, wer entscheidet?
3. Die Prioritäten sind begründet, meist über eine einfache Bewertung von Nutzen und Aufwand.
4. Es nennt Kosten und Termine, die ein Geschäftsführer freigeben kann, und trennt Beratung von Umsetzung.
5. Datenschutz, Schulung der Mitarbeitenden und der Umgang mit vorhandenen Daten sind ausdrücklich geregelt.

Typische Fehler

• Die Toolliste als Konzept: Eine Aufzählung von Programmen ersetzt keine Aussage darüber, welcher Ablauf damit besser wird.
• Alles gleichzeitig: Fünf Projekte in einem Quartal überfordern jedes Team – ein Schritt, messen, dann der nächste.
• Ohne die Menschen geschrieben: Wer die Mitarbeitenden nicht befragt, plant an den echten Abläufen vorbei und erntet Widerstand.
• Einmal geschrieben, nie wieder geöffnet: Ein Konzept ohne Überprüfungstermine veraltet, sobald der erste Schritt umgesetzt ist.

Mein Bezug

Ich bin seit 17 Jahren Unternehmer und begleite von Rostock aus Betriebe in Mecklenburg-Vorpommern und Norddeutschland bei Digitalisierung und KI. Ein Digitalisierungskonzept ist dabei oft der erste greifbare Baustein: Wir nehmen die Abläufe auf, legen Ziele und Reihenfolge fest und machen daraus einen Plan, den Sie selbst umsetzen können oder den wir gemeinsam umsetzen. Die Konzeption läuft über ONFYR, die Umsetzung kann über pxMEDIA folgen – mit sauber getrennten Kosten.

Über ONFYR bin ich als BAFA-akkreditierter Berater registriert (Berater-ID 228667). Für Unternehmen in Mecklenburg-Vorpommern heißt das nach geltender Richtlinie: 80 Prozent Zuschuss zur Beratung, höchstens 2.800 Euro je Beratung, Antrag vor Beratungsbeginn und nach aktuellem Stand nur bis zum 31. Dezember 2026. Für die anschließende Umsetzung kommt in MV unter anderem die KI-Förderung mit 50 Prozent Zuschuss und maximal 50.000 Euro je Vorhaben in Frage. Wie Sie ein Vorhaben für den Antrag beschreiben, steht im Beitrag Förderantrag für Digitalisierung und KI.

Verwandte Begriffe

• Digitalisierungsberater
• KI-Potenzialanalyse
• BAFA-Beratungsförderung
• INQA-Coaching
• KI-Berater

Weiterführende Beiträge

• Der KI-Fahrplan: In welcher Reihenfolge Unternehmen digitalisieren sollten
• Digitalisierungsberatung: Was sie leistet, was sie kostet und wann sie sich lohnt
• Förderantrag für Digitalisierung und KI: So beschreiben Sie Ihr Projekt, damit Gutachter es verstehen
• Förder-Update: Welcher Zuschuss zu welchem KI-Schritt passt
• Prozessautomatisierung im Mittelstand: Welche Abläufe sich zuerst lohnen

Häufige Fragen zu Digitalisierungskonzept

Was gehört in ein Digitalisierungskonzept?

In ein Digitalisierungskonzept gehören mindestens fünf Teile: eine Bestandsaufnahme der Abläufe und Systeme, messbare Ziele, priorisierte Maßnahmen, klare Zuständigkeiten und ein Zeit- und Kostenplan. Dazu kommen Aussagen zu Daten, Datenschutz und Schulung. Fehlt einer dieser Teile, bleibt das Papier eine Ideensammlung.

Worin unterscheidet sich ein Digitalisierungskonzept von einer Digitalisierungsstrategie?

Die Strategie beschreibt, wohin ein Unternehmen digital will und warum; das Konzept beschreibt, wie und wann es dorthin kommt. Die Strategie setzt Richtung und Ziele für mehrere Jahre, das Konzept übersetzt sie in Maßnahmen mit Reihenfolge, Verantwortlichen, Budget und Terminen. In kleineren Betrieben stehen beide oft in einem Dokument.

Wird die Erstellung eines Digitalisierungskonzepts gefördert?

Ja, wenn ein akkreditierter Berater das Konzept mit Ihnen erarbeitet, kann das für kleine und mittlere Unternehmen über die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst werden. In Mecklenburg-Vorpommern sind es nach geltender Richtlinie 80 Prozent, höchstens 2.800 Euro je Beratung; der Antrag muss vor Beratungsbeginn gestellt sein. Die spätere Umsetzung läuft über eigene Programme, in MV etwa die KI-Förderung mit 50 Prozent Zuschuss und maximal 50.000 Euro je Vorhaben.

Wie lange dauert es, ein Digitalisierungskonzept zu erstellen?

In kleinen und mittleren Betrieben dauert ein Digitalisierungskonzept meist wenige Wochen. Den größten Teil der Zeit beanspruchen Gespräche mit den Mitarbeitenden und die Aufnahme der Abläufe, nicht das Schreiben. Wer vorhandene Unterlagen wie Systemliste, Prozessbeschreibungen und Kennzahlen bereitlegt, verkürzt die Dauer spürbar.

Brauche ich ein Digitalisierungskonzept, bevor ich KI einführe?

Nicht zwingend, aber ohne Konzept landet KI meist an der falschen Stelle. KI braucht digitale, auffindbare Daten und klar beschriebene Abläufe; das Konzept sorgt dafür, dass diese Grundlagen zuerst entstehen. Für einen ersten, eng begrenzten Versuch reicht oft eine KI-Potenzialanalyse, für mehrere Vorhaben und Förderanträge lohnt das vollständige Konzept.