KI-Strategie

Was bedeutet KI-Strategie?

Eine KI-Strategie beantwortet eine unternehmerische Frage, keine technische: Wofür setzen wir künstliche Intelligenz ein, wofür bewusst nicht, und in welcher Reihenfolge gehen wir vor? Sie startet beim Geschäft – bei Engpässen, Zeitfressern, Qualitätsproblemen oder Wachstumszielen – und leitet daraus ab, wo KI einen messbaren Beitrag leisten kann. Welches Modell oder welches Programm am Ende genutzt wird, ist eine nachgelagerte Entscheidung.

Inhaltlich besteht eine KI-Strategie aus wenigen, klaren Bausteinen: den Zielen, einer priorisierten Liste von Anwendungsfällen (KI-Anwendungsfall), den dafür nötigen Daten, den Regeln für den Umgang mit KI-Werkzeugen, den Zuständigkeiten, dem Schulungsbedarf und einem Budget mit Zeitplan. Die Grundlage liefert meist eine KI-Potenzialanalyse oder eine Prozessanalyse, die zeigt, wo im Betrieb heute Zeit verloren geht. Für den Mittelstand gilt: Eine gute KI-Strategie passt auf eine Seite und wird regelmäßig überprüft, statt als dickes Dokument im Schrank zu verschwinden.

Von Nachbarbegriffen lässt sie sich klar abgrenzen. Die KI-Transformation ist der Umbau des Unternehmens, der nach der Strategie stattfindet – die Strategie ist der Plan, die Transformation die Veränderung. Die Datenstrategie regelt, welche Informationen wie erfasst, geordnet und gepflegt werden; sie ist eine Voraussetzung der KI-Strategie, aber nicht dasselbe. Ein Digitalisierungskonzept umfasst alle digitalen Vorhaben, also auch E-Rechnung, Dokumentenablage oder Kundenportal, und ist damit breiter angelegt. Die KI-Implementierung schließlich ist der Einbau einer konkreten Anwendung in einen Ablauf.

Ebenfalls Teil der Strategie, aber eigenständig dokumentiert, ist die KI-Nutzungsrichtlinie: Sie hält fest, welche Werkzeuge mit welchen Daten genutzt werden dürfen. Fehlt sie, entsteht in vielen Betrieben Schatten-KI – Mitarbeitende nutzen private Konten, und niemand weiß, wo Kundendaten landen.

KI-Strategie kurz erklärt: die wichtigsten Punkte

• Sie beginnt bei Unternehmenszielen und Abläufen, nicht bei Werkzeugen oder Lizenzen.
• Sie priorisiert wenige Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand und Datenlage und legt fest, welcher zuerst umgesetzt wird.
• Sie benennt Verantwortliche, Freigaberegeln und die Grenzen, an denen ein Mensch entscheiden muss.
• Sie berücksichtigt rechtliche Rahmenbedingungen wie Datenschutz und die KI-Kompetenzpflicht nach der KI-Verordnung.
• Sie ist ein lebendes Dokument: Ergebnisse aus den ersten Anwendungsfällen fließen in die nächste Priorisierung ein.

KI-Strategie in der Praxis

• Bauunternehmen mit Angebotsstau: Die Geschäftsführung legt als Ziel fest, Angebote schneller rauszuschicken, ohne mehr Kalkulatoren einzustellen. Die Strategie priorisiert zuerst die Vorbereitung von Leistungsverzeichnissen und Angebotsentwürfen, regelt, dass jede Kalkulation von einem Menschen freigegeben wird, und stellt die Bautagebuch-Auswertung bewusst auf Platz zwei, weil die Daten dafür noch auf Papier liegen.
• Dienstleister mit vollem Sammelpostfach: Statt verschiedene Werkzeuge auszuprobieren, beschließt der Betrieb, mit dem Posteingang zu beginnen: Anfragen vorsortieren, Antwortentwürfe erstellen, Zuständige benachrichtigen. Die Strategie legt fest, welche Kundendaten ein KI-System verarbeiten darf, wer die Antworten freigibt und an welcher Kennzahl – Zeit bis zur ersten Antwort – der Erfolg gemessen wird.
• Handwerksbetrieb vor dem Generationswechsel: Das Ziel ist, Erfahrungswissen des Inhabers und langjähriger Gesellen zu sichern. Die Strategie setzt zuerst auf Wissensmanagement – Abläufe, Sonderfälle und Kundenhistorie werden dokumentiert –, erst danach folgt ein KI-Assistent, der dieses Firmenwissen im Alltag abrufbar macht.

Woran Sie eine tragfähige KI-Strategie erkennen

1. Die Ziele sind in betrieblichen Größen formuliert, etwa Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit oder Fehlerquote, und nicht als „Wir machen jetzt KI“.
2. Es gibt eine Rangfolge der Anwendungsfälle mit einem klar benannten ersten Schritt und einem Zeitpunkt, wann er im Alltag laufen soll.
3. Für jeden Anwendungsfall ist eine verantwortliche Person benannt, und es ist geregelt, welche Ergebnisse ein Mensch prüfen und freigeben muss.
4. Es ist festgehalten, welche Daten dafür gebraucht werden, wo sie heute liegen und welche Werkzeuge mit welchen Daten genutzt werden dürfen.
5. Budget, Schulung und ein fester Termin zur Überprüfung der Strategie sind eingeplant, einschließlich der Frage, welche Förderung infrage kommt.

Typische Fehler

• Mit dem Werkzeug beginnen: Erst Lizenzen kaufen und danach Aufgaben suchen führt zu Software, die kaum jemand nutzt.
• Zu groß denken: Eine Strategie, die alle Abteilungen gleichzeitig umbauen will, bleibt in der Planung stecken, statt in wenigen Wochen einen ersten Nutzen zu zeigen.
• Die Datenlage ignorieren: Anwendungsfälle werden priorisiert, obwohl die nötigen Informationen nur auf Papier oder in einzelnen Köpfen existieren.
• Das Team außen vor lassen: Wer die Arbeit täglich macht, weiß, wo Zeit verloren geht – und entscheidet am Ende, ob eine Lösung genutzt wird.

Mein Bezug

Ich entwickle KI-Strategien nicht am Reißbrett, sondern aus dem eigenen Betrieb heraus: In pxMEDIA und ONFYR arbeiten Menschen heute mit rund 50 KI-Mitarbeitern zusammen, die Vorarbeit in Vertrieb, Verwaltung und Content übernehmen – die Freigabe bleibt immer beim Menschen. Die wichtigsten Weichen dafür waren strategische Entscheidungen: womit wir anfangen, was ohne Prüfung das Haus verlassen darf und welche Daten wir vorher ordnen müssen. Als BAFA-akkreditierter Berater und zertifizierter KI-Manager begleite ich Unternehmen in Rostock, Mecklenburg-Vorpommern und Norddeutschland von der Potenzialanalyse über die KI-Strategie bis zum ersten Anwendungsfall im Alltag. Wie ein einseitiger Fahrplan konkret entsteht, beschreibe ich im Beitrag KI-Strategie entwickeln: In 6 Schritten zum KI-Fahrplan.

Für die Finanzierung ist die Trennung von Strategie und Umsetzung entscheidend. Die Entwicklung einer KI-Strategie ist Beratung und kann über die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst werden: In Mecklenburg-Vorpommern mit 80 Prozent, höchstens 2.800 Euro je Beratung; der Antrag muss vor Beratungsbeginn gestellt werden. Die BAFA hat die Richtlinie bis zum 31. Dezember 2028 verlängert, für Anträge ab dem 1. Januar 2027 gelten geänderte Bedingungen, unter anderem die Antragstellung über ELSTER oder BundID. Für die Umsetzung fördert Mecklenburg-Vorpommern KI-Projekte mit 50 Prozent Zuschuss und bis zu 50.000 Euro je Vorhaben. Details stehen in meinen Beiträgen zur KI-Förderung MV 2026 und zur Verlängerung der BAFA-Förderung.

Verwandte Begriffe

• KI-Transformation
• KI-Potenzialanalyse
• Datenstrategie
• KI-Anwendungsfall
• KI-Nutzungsrichtlinie
• KI-Beratung

Weiterführende Beiträge

• KI-Strategie entwickeln: In 6 Schritten zum KI-Fahrplan
• Der KI-Fahrplan: In welcher Reihenfolge Unternehmen digitalisieren sollten
• KI-Beratung beginnt nicht mit Tools, sondern mit Prozessen
• Warum die meisten Unternehmer bei KI zu groß denken
• KI-Transformation ist Chefsache: Welche Entscheidungen Geschäftsführer nicht delegieren können

Häufige Fragen zu KI-Strategie

Was ist eine KI-Strategie?

Eine KI-Strategie ist die schriftlich festgehaltene Entscheidung, welche Unternehmensziele ein Betrieb mit künstlicher Intelligenz verfolgt, in welchen Abläufen KI eingesetzt wird und in welcher Reihenfolge das geschieht. Dazu gehören die nötigen Daten, Regeln, Zuständigkeiten, Kompetenzen und das Budget.

Wie lange dauert es, eine KI-Strategie zu entwickeln?

Für einen mittelständischen Betrieb ist eine tragfähige KI-Strategie in der Regel eine Sache von Wochen, nicht von Monaten. Entscheidend ist nicht der Umfang des Papiers, sondern dass Ziele, Prioritäten, Verantwortliche und der erste Anwendungsfall feststehen; das Ergebnis sollte auf eine Seite passen und regelmäßig überprüft werden.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Strategie und KI-Transformation?

Die KI-Strategie ist der Plan, die KI-Transformation ist der Umbau, der nach diesem Plan im Unternehmen stattfindet. Die Strategie legt Ziele, Prioritäten und Grenzen fest; die Transformation verändert anschließend Abläufe, Rollen und Kompetenzen Schritt für Schritt.

Braucht ein kleiner Betrieb überhaupt eine KI-Strategie?

Ja, aber in kleinem Format. Auch ein Betrieb mit zehn Mitarbeitenden sollte festlegen, welche zwei oder drei Abläufe zuerst entlastet werden, welche Daten dafür nötig sind und welche Regeln für den Umgang mit KI-Werkzeugen gelten. Ohne diese Festlegung nutzt jeder im Team eigene Werkzeuge, und Firmendaten landen unkontrolliert in fremden Diensten.

Wird die Entwicklung einer KI-Strategie gefördert?

Ja, als Beratung kann die Entwicklung einer KI-Strategie über die BAFA-Beratungsförderung bezuschusst werden. In Mecklenburg-Vorpommern und den übrigen neuen Bundesländern beträgt der Zuschuss 80 Prozent, höchstens 2.800 Euro je Beratung; der Antrag muss vor Beratungsbeginn gestellt werden. Die Richtlinie wurde laut BAFA bis zum 31. Dezember 2028 verlängert, für Anträge ab dem 1. Januar 2027 gelten geänderte Bedingungen. Die spätere Umsetzung fördert Mecklenburg-Vorpommern mit 50 Prozent Zuschuss und bis zu 50.000 Euro je Vorhaben; die Bedingungen sind vor jedem Antrag zu prüfen.