KI-Workshop

Was bedeutet KI-Workshop?

Der Begriff beschreibt kein Lehrformat, sondern ein Arbeitsformat. Ein Team kommt für einen begrenzten Zeitraum zusammen – im Mittelstand meist einen halben Tag – und arbeitet an seinen eigenen Abläufen: an der Angebotsanfrage, die heute per Hand ins Warenwirtschaftssystem übertragen wird, am Protokoll, das niemand gern schreibt, an den immer gleichen Kundenfragen im Postfach. An diesen Beispielen wird ausprobiert, wo ein Sprachmodell vorbereiten, sortieren, formulieren oder zusammenfassen kann und wo ein Mensch entscheiden muss. Moderiert wird von jemandem, der beides kennt: die Technik und die Arbeitsrealität eines Betriebs.

Gemessen wird ein KI-Workshop an dem, was danach schriftlich vorliegt. Bewährt haben sich drei Ergebnisse: eine nach Nutzen und Machbarkeit priorisierte Liste von Anwendungsfällen, erste Regeln für den Umgang mit KI im Betrieb – etwa welche Daten nicht in öffentliche KI-Dienste gehören und wer Ergebnisse prüft, bevor sie das Haus verlassen – und ein benannter erster Anwendungsfall mit verantwortlicher Person und Starttermin. Fehlt dieser letzte Punkt, war der Workshop ein interessanter Vormittag, aber kein Anfang.

Von Nachbarbegriffen lässt sich der KI-Workshop klar abgrenzen. Eine KI-Schulung vermittelt Wissen und Sicherheit im Umgang mit KI-Werkzeugen; sie ist ein zentraler Baustein, um die KI-Kompetenzpflicht aus dem EU AI Act zu erfüllen. Der Workshop dagegen erarbeitet Entscheidungen für den eigenen Betrieb – er kann zur Kompetenz beitragen, ersetzt eine fortlaufende Befähigung des Teams aber nicht. Die KI-Potenzialanalyse geht tiefer: Sie prüft jeden Anwendungsfall an Daten, Zeitaufwand und Risiko und endet mit einer belastbaren Entscheidungsvorlage. Der Workshop ist häufig ihr Auftakt, bei dem das Team seine Abläufe und Ideen einbringt. Und eine Produktvorführung oder ein Vortrag zeigt, was Werkzeuge können – ohne Bezug zu den eigenen Unterlagen.

Im größeren Zusammenhang ist der Workshop ein früher Schritt der KI-Transformation. Er schafft im Team ein gemeinsames Verständnis und eine Reihenfolge; die anschließende Umsetzung, etwa eine Prozessautomatisierung, ist ein eigenes Projekt. Moderiert wird er meist von einem externen KI-Berater, weil ein Außenblick Umwege sichtbar macht, die intern längst als normal gelten.

KI-Workshop kurz erklärt: die wichtigsten Punkte

• Gearbeitet wird an drei bis fünf echten Abläufen und geschwärzten Beispielunterlagen aus dem Betrieb, nicht an Musterbeispielen aus dem Internet.
• Ein halber Tag mit rund vier Stunden Arbeitszeit reicht für den Einstieg – wenn die Abläufe etwa zwei Wochen vorher gesammelt wurden.
• Am Tisch sitzen sechs bis zwölf Personen: die Menschen aus dem Tagesgeschäft und mindestens eine Person, die entscheiden darf.
• Weniger als ein Viertel der Zeit entfällt auf Erklären und Zeigen, der Rest auf Ausprobieren, Bewerten und Entscheiden.
• Das Ergebnis ist schriftlich: priorisierte Anwendungsfälle, erste KI-Regeln und ein erster Anwendungsfall mit Verantwortlichem und Termin.

KI-Workshop in der Praxis

• Planungsbüro mit vielen Ausschreibungsunterlagen: Das Team bringt zwei aktuelle Leistungsverzeichnisse und die dazugehörigen Rückfragen mit. Beim Ausprobieren zeigt sich, dass das Zusammenfassen umfangreicher Unterlagen und das Vorbereiten von Rückfragen den größten Nutzen bringt. Als erste Regel wird festgelegt, dass Auftraggeberdaten nur in einem freigegebenen, datenschutzkonform eingerichteten Werkzeug verarbeitet werden.
• Handwerksbetrieb mit Angeboten nach Feierabend: Der Inhaber schreibt Angebote abends aus Notizen und Fotos. Im Workshop entsteht aus einer diktierten Aufmaßnotiz ein Angebotsentwurf, den das Büro prüft und ergänzt. Dieser Ablauf wird als erster Anwendungsfall gewählt, mit der Bürokraft als Verantwortlicher und einem Starttermin in der Folgewoche.
• Dienstleister, in dem schon jeder anders mit KI arbeitet: Einige im Team nutzen private Konten verschiedener Chat-Assistenten. Der Workshop macht diesen Stand offen sichtbar, ohne Vorwürfe. Ergebnis sind eine Seite mit gemeinsamen Regeln, ein freigegebenes Werkzeug für alle und die Entscheidung, wiederkehrende Kundenanfragen als ersten Ablauf anzugehen.

Woran Sie einen guten KI-Workshop erkennen

1. Es gibt ein Vorgespräch, in dem Abläufe, Teilnehmende und das gewünschte Ergebnis festgelegt werden – bevor über Werkzeuge gesprochen wird.
2. Gearbeitet wird mit Ihren eigenen, vorher geschwärzten Unterlagen, nicht mit unterhaltsamen Beispielen wie Gedichten oder Reiseplänen.
3. Die Grenzen von KI werden offen gezeigt, etwa dass Sprachmodelle überzeugend klingende Fehler machen und Ergebnisse geprüft werden müssen.
4. Anwendungsfälle werden nach festen Kriterien bewertet: Häufigkeit, Zeitaufwand, Prüfbarkeit, Datenlage und Risiko.
5. Spätestens zwei Tage danach liegt ein kurzes Protokoll mit Rangliste, Regeln und nächstem Schritt bei allen Teilnehmenden.

Typische Fehler

• Werkzeug statt Ablauf: Eine reine Tool-Vorführung erzeugt Staunen, aber am nächsten Morgen läuft alles wie vorher, weil niemand die Verbindung zur eigenen Arbeit hergestellt hat.
• Die falschen Leute am Tisch: Nur Führungskräfte wissen zu wenig darüber, wo es im Alltag hakt; ohne Entscheider fehlt am Ende die Freigabe.
• Viele Ideen, keine Entscheidung: Eine Wand voller Klebezettel fühlt sich produktiv an, bleibt ohne Bewertung und Reihenfolge aber Dekoration.
• Kein Termin danach: Endet der Workshop ohne verantwortliche Person und Startdatum für den ersten Anwendungsfall, übernimmt das Tagesgeschäft.

Mein Bezug

KI-Workshops moderiere ich für Unternehmen in Rostock, Mecklenburg-Vorpommern und Norddeutschland – im halbtägigen Format, mit Vorbereitung an echten Abläufen und den drei Ergebnissen, die am Ende auf dem Tisch liegen müssen. Ich bin zertifizierter KI-Manager und BAFA-akkreditierter Berater, vor allem aber selbst Unternehmer: In meinen eigenen Firmen bauen wir genau die Abläufe mit KI um, über die ich im Workshop spreche. Wie ein solcher halber Tag konkret aufgebaut ist, beschreibe ich ausführlich im Beitrag KI-Workshop für Unternehmen; den Weg vom gewählten Anwendungsfall in den Alltag in In 30 Tagen zum ersten produktiven KI-Anwendungsfall.

Zur Förderung gilt: Reine Schulungen sind in der BAFA-Beratungsförderung in der Regel nicht förderfähig. Ist der Workshop dagegen Teil einer Beratung mit Prozessanalyse und Konzept, kann er im Rahmen der geförderten Beratung stattfinden. In Mecklenburg-Vorpommern bezuschusst das BAFA 80 Prozent der förderfähigen Kosten, bemessen an höchstens 3.500 Euro netto je Beratung; der Antrag muss vor Beratungsbeginn gestellt werden, nach aktuellem Stand nur noch bis zum 31. Dezember 2026. Für die spätere Umsetzung fördert das Land KI-Projekte mit 50 Prozent Zuschuss und bis zu 50.000 Euro je Vorhaben. Die Bedingungen ändern sich und werden vor jedem Antrag geprüft – Details in meinen Beiträgen zur BAFA-Beratungsförderung 2026 und zur KI-Förderung MV 2026.

Verwandte Begriffe

• KI-Potenzialanalyse
• KI-Kompetenzpflicht
• KI-Berater
• Prozessanalyse
• KI-Transformation

Weiterführende Beiträge

• KI-Workshop für Unternehmen: Wie ein halber Tag Ihr Team wirklich weiterbringt
• In 30 Tagen zum ersten produktiven KI-Anwendungsfall
• KI-Schulung für Mitarbeiter nach EU AI Act: Was die Pflicht zur KI-Kompetenz verlangt
• KI-Beratung beginnt nicht mit Tools, sondern mit Prozessen
• Warum die meisten Unternehmer bei KI zu groß denken

Häufige Fragen zu KI-Workshop

Was ist ein KI-Workshop?

Ein KI-Workshop ist ein moderiertes Arbeitsformat, in dem Geschäftsführung und Mitarbeitende an den eigenen Abläufen herausarbeiten, wo künstliche Intelligenz im Betrieb konkret entlastet. Am Ende stehen priorisierte Anwendungsfälle, erste Regeln für den Umgang mit KI und ein benannter nächster Schritt.

Wie lange dauert ein KI-Workshop?

Für den Einstieg reicht in der Regel ein halber Tag mit rund vier Stunden Arbeitszeit. Voraussetzung ist eine Vorbereitung, in der drei bis fünf echte Abläufe und geschwärzte Beispielunterlagen gesammelt werden; ohne sie geht die Zeit mit Grundsatzfragen verloren.

Wer sollte an einem KI-Workshop teilnehmen?

Ideal sind sechs bis zwölf Personen: mindestens eine entscheidungsbefugte Person aus der Geschäftsführung und die Mitarbeitenden, die die betrachteten Abläufe täglich ausführen. Ohne Entscheider fehlt am Ende die Freigabe, ohne das Tagesgeschäft fehlt das Wissen, wo Zeit verloren geht.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Workshop und KI-Schulung?

Eine KI-Schulung vermittelt Wissen über KI und ihre sichere Nutzung, ein KI-Workshop erarbeitet Entscheidungen für den eigenen Betrieb. Die Schulung endet mit befähigten Mitarbeitenden, der Workshop mit priorisierten Anwendungsfällen und einem ersten Projekt – beide ergänzen sich.

Wird ein KI-Workshop gefördert?

Das hängt vom Zuschnitt ab: Reine Schulungen sind in der BAFA-Beratungsförderung in der Regel nicht förderfähig, ein Workshop als Teil einer Beratung mit Prozessanalyse und Konzept dagegen schon. In Mecklenburg-Vorpommern bezuschusst das BAFA Beratungen mit 80 Prozent auf höchstens 3.500 Euro förderfähige Kosten je Beratung; der Antrag muss vor Beratungsbeginn und nach aktuellem Stand bis zum 31. Dezember 2026 gestellt werden.