Staatsmodernisierung 2026: Der Staat wird digitaler – im Betrieb kommt davon noch wenig an

Ein Jahr nach dem Beschluss der Modernisierungsagenda hat das Bundeskabinett am 7. Oktober 2026 seinen Bericht zum Stand der Staatsmodernisierung beschlossen. Fast zeitgleich hat der Normenkontrollrat, das unabhängige Expertengremium für Bürokratieabbau, seinen Jahresbericht übergeben. Die Bilanz ist gemischt: Der Staat digitalisiert sichtbar – die spürbare Entlastung im Betriebsalltag steht aber noch aus.

In den vergangenen Wochen habe ich hier mehrfach über die Verwaltung geschrieben, die digitaler wird: über das Förderportal MV, das vom Antrag bis zum Bescheid digital läuft, über die Wohnungsbau-Förderung, die online geht („Geht doch!“), über den Vergabemindestlohn in MV und über BAFA und INQA. Dieser Beitrag ist der Blick auf die Bundesebene. Dort stehen Fortschritt und Ungeduld gerade nebeneinander – und beides hat seine Berechtigung.

Was das Kabinett am 7. Oktober vorgelegt hat

In seiner 61. Sitzung hat sich das Bundeskabinett mit dem Bericht zum Stand der Staatsmodernisierung 2026 befasst und ihn beschlossen. Die Kernzahl: Von den 80 Maßnahmen der Agenda sind sieben abgeschlossen, 62 in Umsetzung und elf in Vorbereitung. Bei den 23 sogenannten Hebelprojekten sind fünf fertig, alle übrigen laufen.

Digitalminister Karsten Wildberger (CDU) verweist auf Fortschritte, unter anderem bei der digitalen Fahrzeugzulassung und bei schnelleren Baugenehmigungen. Das eigene Auto lässt sich laut Bundesregierung inzwischen vom Sofa aus anmelden. Das ist kein Detail: Es ist genau die Art Verwaltungskontakt, die Betriebe mit Fuhrpark regelmäßig Zeit kostet. Zur Einordnung gehört aber auch, dass ein zentrales Kfz-Portal erst für Mitte 2027 angekündigt ist. Der digitale Fahrzeugschein läuft, die große Plattform dahinter ist noch in Arbeit.

Normenkontrollrat: Richtung stimmt, Ergebnisse fehlen

Der Normenkontrollrat sieht die Vorhaben grundsätzlich positiv. Seine Position, wie sie die Deutsche Handwerks-Zeitung zusammenfasst: Aus Strategien müssten jetzt konkrete Ergebnisse werden. Der Vorsitzende Lutz Goebel nennt die Fortschritte nur „vorsichtig positiv“.

Der Blick in die Zahlen zeigt, warum. Der jährliche Erfüllungsaufwand – also Zeit und Kosten, die Bürgern, Wirtschaft und Verwaltung durch die Befolgung von Vorschriften entstehen – ist im Berichtszeitraum Juli 2025 bis Juni 2026 um rund 6,8 Milliarden Euro gesunken und liegt damit auf dem niedrigsten Stand seit 2020. Laut Normenkontrollrat beruht der Rückgang aber vor allem auf künftig vermiedenen Belastungen durch das Gebäudemodernisierungsgesetz. Im Alltag ist er kaum spürbar.

Gleichzeitig sind die Bürokratiekosten um rund 1,3 Milliarden Euro gestiegen. Das ist der Teil des Aufwands, der aus Informationspflichten entsteht: Melden, Dokumentieren, Berichten. Hauptursache ist nach Angaben des Rats die nationale Umsetzung der europäischen Nachhaltigkeitsberichterstattung. Und genau diese Pflichten landen in den Büros der Unternehmen.

Dazu kommt: Regierung und Normenkontrollrat rechnen nicht ganz gleich. Die Regierung spricht von mehr als zehn Milliarden Euro weniger Erfüllungsaufwand, der Rat kommt beim Zehn-Milliarden-Ziel auf 9,4 Milliarden. Bei den Bürokratiekosten der Wirtschaft stehen laut Berichten bisher rund 232 Millionen Euro an Einsparungen zu Buche – gemessen am Ziel bis 2029, das im zweistelligen Milliardenbereich liegt, ein Anfang.

Was Unternehmen heute davon spüren – und was nicht

Für den Alltag eines Betriebs mit 20 oder 50 Mitarbeitenden heißt das nüchtern: Einzelne Verwaltungswege werden besser, die Gesamtlast sinkt noch nicht. Wirtschaftsverbände wie BDI, Bitkom und der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordern deshalb, die Entlastungen schnell und spürbar umzusetzen. Der Bitkom wünscht sich zum Beispiel bundesweite Firmengründungen binnen 24 Stunden.

Ein konkretes Vorhaben mit Zeitplan gibt es: Die Bundesregierung will Berichtspflichten, die viele Unternehmen belasten, um 30 Prozent verringern. Eckpunkte sind für Dezember 2026 geplant, der Beschluss für April 2027, das Inkrafttreten für den 1. Januar 2028. Wer heute unter Berichtspflichten stöhnt, sollte also realistisch planen: Bis sich das in den eigenen Abläufen bemerkbar macht, vergeht mehr als ein Jahr.

Wichtig für die Einordnung: Der Jahresbericht des Normenkontrollrats ist eine Bilanz, kein Gesetz. An den Pflichten der Betriebe ändert er nichts. Das ist keine Kritik an der Politik, sondern schlicht die Reihenfolge: erst die Bilanz, dann die Gesetzesänderung, dann die Entlastung.

Was 2027 kommt: EUDI-Wallet und Deutschland-Stack

Zwei Bausteine sollten Unternehmer auf dem Schirm haben. Die deutsche EUDI-Wallet soll am 2. Januar 2027 starten – zunächst mit Basisfunktionen und rund 40 Partnern aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung. Laut Bund ist sie kostenlos und freiwillig, herkömmliche Wege bleiben verfügbar. Erweiterte Funktionen sollen später folgen.

Der Deutschland-Stack ist der technische Unterbau, auf dem die Verwaltungsdigitalisierung aufsetzen soll. Dazu zählen nach Fachberichten neben der digitalen Identität das Nationale Once-Only-Technische System (NOOTS) und die Datenübertragung über FIT-Connect. Die Idee hinter „Once Only“ ist einfach: Daten, die der Staat schon hat, soll niemand ein zweites Mal einreichen müssen.

Mittelfristig wird das Fragen auslösen: Wie binde ich digitale Identitäten in meine Kundenprozesse ein? Welche Meldungen kann ich künftig direkt aus meinen Systemen übermitteln? Daraus entsteht Umsetzungs- und Beratungsbedarf. Das ist ein Ausblick, kein Versprechen – wie schnell diese Bausteine im Mittelstand ankommen, ist heute offen.

Nicht warten: Was Sie im eigenen Haus digitalisieren können

Hier liegt für mich der eigentliche Punkt. Ein großer Teil des Aufwands, den Unternehmer „Bürokratie“ nennen, entsteht gar nicht beim Amt, sondern im eigenen Betrieb: beim Suchen, Abtippen, Nachfragen und doppelten Ablegen. Dafür braucht es kein neues Bundesgesetz. Fünf Felder, in denen Sie heute anfangen können:

1. Dokumentenablage. Belege, Verträge und Nachweise digital und an einer Stelle – durchsuchbar statt im Ordner. Wie das ohne Großprojekt geht, steht in Papier raus.
2. Rechnungsprozesse. Vom Eingang über die Prüfung bis zur Freigabe ohne Medienbruch. Mit der E-Rechnungspflicht 2027 wird das ohnehin Thema.
3. Formular- und Meldewesen. Wer seine Stammdaten, Mitarbeiterangaben und Kennzahlen sauber vorhält, füllt jedes Formular schneller aus – egal, ob es digital oder auf Papier verlangt wird. Und ist vorbereitet, wenn der Staat auf „Once Only“ umstellt.
4. Wissensmanagement. Wie war das mit dem letzten Förderantrag, welche Nachweise wollte die Berufsgenossenschaft? Solches Wissen gehört nicht in einzelne Köpfe, sondern in ein zentrales System.
5. KI-Assistenten für Routinen. E-Mails vorsortieren, Formulare vorbefüllen, Fristen nachhalten: Ein eigener KI-Assistent mit Firmenwissen übernimmt die Vorarbeit, die Freigabe bleibt bei Ihnen.

Wo Sie anfangen, hängt davon ab, wo heute die meiste Zeit verloren geht. Wie man das bewertet, beschreibe ich in Prozessautomatisierung im Mittelstand. Und weil solche Entscheidungen Richtung und Prioritäten betreffen, gilt auch hier: KI-Transformation ist Chefsache. Wer Unterstützung von außen holt, findet in Digitalisierungsberatung: Was sie leistet, was sie kostet die Einordnung und in Fördermittelberatung in MV den Weg zum passenden Zuschuss.

Übrigens: Bürokratie entsteht nicht nur in Berlin. Auch aus Brüssel kommen laufend neue Regeln, vom Digital Fairness Act bis zum EU AI Act. Ein Betrieb, der seine Daten und Abläufe im Griff hat, kann darauf schneller reagieren.

Hinweis: Dieser Beitrag ordnet die Bilanz für Unternehmer ein und ersetzt keine Rechts- oder Verwaltungsberatung. Die Angaben stützen sich auf den verlinkten Bericht der Bundesregierung und auf Presseberichte zum Jahresbericht des Normenkontrollrats, den dieser am 8. Oktober 2026 übergeben hat. Den Wortlaut des Jahresberichts haben wir für diesen Beitrag nicht eingesehen; einzelne Berichte geben die Entwicklung des Erfüllungsaufwands unterschiedlich wieder.

Fazit: Der Staat bewegt sich – Ihr Betrieb kann schneller sein

Sieben von 80 Maßnahmen abgeschlossen, Erfüllungsaufwand gesunken, Bürokratiekosten gestiegen: Die Staatsmodernisierung kommt voran, aber langsamer, als es sich Unternehmen wünschen. Der Normenkontrollrat hat recht, wenn er Ergebnisse statt Strategien einfordert. Gleichzeitig wäre es ein Fehler, die eigene Digitalisierung von diesem Tempo abhängig zu machen. Was im Betrieb an Ablage, Rechnungen, Formularen und Wissen hängt, können Sie selbst angehen – und sind damit vorbereitet, wenn EUDI-Wallet und Deutschland-Stack tatsächlich in der Breite ankommen.

Ich schaue auf solche Fragen als Unternehmer und Umsetzer: Mit pxMEDIA.de und ONFYR begleite ich Betriebe in Rostock, Mecklenburg-Vorpommern und Norddeutschland dabei, ihre Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren – Schritt für Schritt und dort, wo es zuerst etwas bringt.

Häufige Fragen zur Staatsmodernisierung und zum Bürokratieabbau